一般企業(yè)大型會議活動，都會考慮請專業(yè)的會議策劃公司，或者是活動策劃公司來完成，因為大型會議策劃是一項非常系統(tǒng)、繁雜而重要的項目。當會議策劃公司或者活動策劃公司在接到任務后，首要的任務就是進行提前對會議的會前、會中、會后進行周密的策劃，同時要考慮宣傳、布置、設計、物料、邀約、如果有旅游活動，還要考慮餐飲、住宿、接送安排等一系列，可以說會議策劃是一項甚是周密的系統(tǒng)工作。
一般在找到合適的合作方后，并不意味著作為會議執(zhí)行方就沒有什么可做的。但想要會議能順利進行，主辦方還需要深入把握很多細節(jié)工作，下面就針對主辦方（企業(yè)本身）須提前的準備工作進行詳見拆解：
1、在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由主辦方來做，做出會議進程“時間進度表”。
2、如果會議形式比較鄭重，除了電話聯(lián)系外，需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復（如書面文件或者通知單，邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）。
3、會議開始時參與報到工作，作好協(xié)調工作，分發(fā)資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，主辦方還得負責收取會務費。
4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協(xié)議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。
5、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內(nèi)容，如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機密，也可將情況告知會議承辦方，請他們協(xié)助制定。
6、在會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據(jù)“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。
7、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。
8、報到結束后，及時通知會議承辦方最準確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時與酒店協(xié)調解決，避免酒店和您不必要的麻煩。
9、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數(shù)。
10、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算。
11、與會議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。
12、做好會議期間的協(xié)調工作。
13、會議結束后，根據(jù)實際情況做出此次會議的總結報告、備檔。
