首先，要安排出足夠的接待人員，讓客戶感覺到溫暖。做好第二套方案，比如在接待客人的同時，月了解到客戶的喜好，要求是在機場汽車還是自行駕車前來，最好做到，一定的人員安排，如果機場有延誤的情況，也能夠做出第二套方案，這就是比較好的選擇，其次再去，來酒店的會議大廳里面要做好足夠的接待工作，不能讓每一個顧客感覺到非常冷落。會議公司此時也是可以安排的。
其次，娛樂活動的安排，娛樂活動，包括吃飯唱歌等等。企業(yè)所安排的飯局一定是要有檔次的，或者是說客人進入飯廳的同時就可以進行使用，不要等待太長的時間，這樣會造成時間的浪費，也會讓來者感覺到不是十分的快樂。同時如果時間出現(xiàn)了錯誤，那么也要和酒店，進行一些溝通。
如果是比較大型的會議，采取一些會議公司來進行幫助，這樣可以保證會議的完整進行。同時接待人員一定要注意企業(yè)重點發(fā)展的客戶或者是企事業(yè)單位，或者是非常重量級的嘉賓，不要讓他們感覺到不滿，這樣很可能會讓會議的流程出現(xiàn)一定的錯亂，那就得不償失了。
